Versetzen Sie sich in folgende Lage: Ihr Unternehmen möchte die SOC 2-Anforderungen (Service Organization Control 2) umsetzen und beauftragt Sie mit der Analyse der Rahmenanforderungen. 

Nach ersten Recherchen stellen Sie jedoch fest, dass Sie zunächst die allgemeinen Richtlinien des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), dem Herausgeber von SOC 2, verstehen müssen, um dann zu bestimmen, welche Kriterien auf Ihr Unternehmen zutreffen. Dabei handelt es sich um einen komplexen Prozess, der in der Regel mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nimmt. 

Zum Glück gibt es eine Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen - mit einer Checkliste zur SOC 2-Compliance. Eine solche SOC 2-Checkliste hilft Ihnen, den Prozess der Definition und Implementierung von SOC 2-Maßnahmen in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen.

Die folgende Checkliste enthält alles, was Sie benötigen, um den Umfang Ihres Programms festzulegen, sich auf Ihr Audit vorzubereiten und die SOC 2-Anforderungen umzusetzen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder dem Reifegrad Ihres Programms wird der einfach zu befolgende, achtstufige Prozess nicht nur als Leitfaden dienen, sondern auch die Zeit zur Umsetzung der SOC 2-Compliance verkürzen.

Warum benötigen Sie eine SOC 2-Compliance-Checkliste?

SOC 2 ist das bei weitem am häufigsten nachgefragte InfoSec-Framework und Audit-Verfahren in den USA. Es bestätigt, dass ein Unternehmen seine Kunden und sensiblen Daten zuverlässig schützen kann.

Eine SOC 2-Compliance-Checkliste enthält praktische Anleitungen und klare Handlungsschritte, die Unternehmen bei der Erfüllung der Rahmenanforderungen unterstützen. Eine SOC 2-Checkliste enthält nicht nur wichtige Details zu jedem einzelnen Schritt, sondern auch Tipps zur Optimierung des Prozesses und zur Stärkung Ihrer allgemeinen Sicherheitslage.

Wir haben aus jahrelanger Erfahrung und Fachkenntnis im Bereich der Informationssicherheit geschöpft, um alles zusammenzutragen, was Sie auf Ihrem gesamten Weg zur Compliance wissen müssen, angefangen bei Zielen und Grundsätzen für vertrauenswürdige Dienste bis hin zu SOC 2-Standards.

SOC 2-Compliance-Checkliste: 8 Schritte

Es kann Monate dauern, sich auf ein SOC 2-Audit vorzubereiten. Zu den typischen Aufgaben gehören dabei die Festlegung des Auditbereichs, die Auswahl eines Auditors, die Implementierung interner Maßnahmen und die Durchführung einer Bereitschaftsbewertung. Im Folgenden werden die acht wesentlichen Schritte zur Umsetzung der SOC 2-Compliance beschrieben:

1. Legen Sie Ihre Ziele fest

An erster Stelle unserer SOC 2-Compliance-Checkliste steht die Festlegung klarer, genau definierter Ziele. Warum muss Ihr Unternehmen SOC 2 umsetzen? Welchen Zweck oder Nutzen bietet SOC 2? 

Zu den häufigsten Gründen, warum Unternehmen auf den SOC 2-Standard hinarbeiten, gehören: er wird von ihren Kunden gefordert, er bildet die Grundlage für ein sicheres Datenmanagementprogramm, er hilft bei der Vermittlung von Sicherheitsmaßnahmen und er schafft Vertrauen in die Marke. 

Unabhängig vom Grund sollten die Ziele frühzeitig festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Bemühungen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und eine Orientierung bieten, wenn es an der Zeit ist, Sicherheitsmaßnahmen zu entwickeln und zu implementieren. 

2. Wählen Sie Ihren Prüfer

Selbst Organisationen, die Erfahrung mit der Umsetzung der SOC 2-Anfoderung haben, empfehlen, sich so bald wie möglich für einen unabhängigen oder externen Prüfer zu entscheiden. Denn wie oft haben Sie schon die Möglichkeit, Ihre Arbeit von einer selbst ausgewählten Person begutachten zu lassen?

Prüfer sind nicht nur für die Erstellung Ihres abschließenden SOC 2-Berichts verantwortlich, sie spielen auch eine Schlüsselrolle bei der Steuerung des gesamten Prozesses. Prüfungsunternehmen und Dienstleistungsanbieter sind einer der wichtigsten Faktoren dafür, ob Ihr Unternehmen letztendlich die SOC 2-Compliance erreicht. 

Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines geeigneten Prüfers berücksichtigen sollten: 

• Kenntnisreich und kompetent: Sind sie mit Ihrer Branche und der Art Ihres Unternehmens vertraut? Geben sie angemessene Antworten auf Ihre Fragen und schlagen klare Lösungen vor?
  
  
• Bereit zur teamübergreifenden Zusammenarbeit: Sofern Sie nicht der einzige sind, der mit dem Prüfer zusammenarbeiten wird, sollten Sie sicherstellen, dass alle Stakeholder der verschiedenen Teams (z. B. DevOps, Drittparteienmanagement, Datenschutz) die Möglichkeit haben, den Prüfer kennenzulernen und zu beurteilen.
  
  
• Transparent in Bezug auf die Abläufe: Sprechen Sie nicht nur mit dem Verkaufsteam - setzen Sie sich auch mit dem eigentlichen Prüfungsteam zusammen. Erkundigen Sie sich nach Einzelheiten zu Compliance, Arbeitsabläufen, SLAs, Zeitplänen usw.

Prüfer können zwar Hinweise geben, doch OneTrust bietet eine Lösung zur SOC 2-Compliance, die Ihren Prozess weiter vereinfacht und beschleunigt. Die Lösung verfügt über vorgefertigte Kontroll- und Automatisierungsfunktionen, die an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können.

3. Identifizieren Sie den Typ des SOC 2-Berichts 

Es gibt zwei Typen von SOC 2-Auditberichten: SOC 2 Typ 1 und SOC 2 Typ 2. 

Bei SOC 2 Typ 1 werden die Datensicherheits- und Datenschutzmaßnahmen Ihres Unternehmens zum Zeitpunkt der Prüfung untersucht, während bei SOC 2 Typ 2 dieselben Maßnahmen über einen bestimmten Zeitraum (etwa 6-12 Monate) hinweg geprüft werden.

Typ 1-Berichte sind wesentlich einfacher und eine gute Option, wenn Sie die Compliance in kurzer Zeit nachweisen müssen. Die meisten Unternehmen (und deren Kunden) werden sich jedoch für Typ 2-Berichte entscheiden. Typ 2-Berichte sind wesentlich umfangreicher und gehen weiter, wenn es darum geht, nachzuweisen, dass Ihre Systeme durch ein hohes Maß an Sicherheit geschützt sind. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, Typ 1 zu überspringen und direkt zu Typ 2 überzugehen. 

4. Definieren Sie Ihren Auditbereich 

Wie bei den meisten Compliance-Bemühungen werden SOC 2-Audits durch den Auditbereich des Unternehmens definiert. So kann der allgemeine Auditbereich beispielsweise auf einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Einsatzgebiet beschränkt werden. Bei SOC 2 geht es in der Regel um die Abläufe, die ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung Ihres Unternehmens unterstützen. 

Zur Festlegung des Bereichs des SOC 2-Audits ist jedoch ein gründliches Verständnis sowohl Ihrer Betriebsabläufe als auch der Compliance-Anforderungen des Frameworks erforderlich. Betrachten Sie zunächst alle Anwendungen, Datenbanken, physischen Standorte und Systeme, in denen Ihre Kundendaten gespeichert werden. Sie müssen auch bestimmen, welche der fünf Trust Services-Kriterien auf Ihr Unternehmen zutreffen. 

Beachten Sie, dass das Kriterium Sicherheit für jedes SOC 2-Audit obligatorisch ist, während die anderen vier Kriterien - Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz - optional sind.

Indem Sie nicht relevante Bereiche von vornherein ausschließen, können Sie den Compliance-Aufwand für Ihr Unternehmen erheblich verringern. 

5. Führen Sie eine Gap-Analyse durch  

Sobald Sie Ihren Auditbereich festgelegt haben, können Sie eine Gap-Analyse durchführen, bei der Ihre derzeitigen Sicherheitsmaßnahmen mit den im SOC 2-Framework beschriebenen verglichen werden. 

Dieser Schritt sollte recht einfach sein. Ziel ist es, schnell zu ermitteln, welche Sicherheitspraktiken, -richtlinien und -technologien bereits vorhanden sind, und etwaige Lücken oder Mängel aufzudecken, die noch behoben werden müssen. Zu den häufigsten Lücken gehören fehlende organisatorische Dokumentation der Maßnahmen, Kontrollen zur Verhinderung unbefugten Zugriffs sowie nicht behobene Sicherheitslücken. 

Bei einer proaktiven SOC 2-Gap-Analyse haben Sie genügend Zeit, um vor dem eigentlichen Audit die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, Risikobewertungen vorzunehmen und gegebenenfalls Risiken zu mindern. 

Erleichtern Sie sich diesen Schritt mit einer speziellen SOC 2-Compliance-Software wie OneTrust. Automatisierte Lösungen ermöglichen die sofortige Überprüfung Ihrer Systeme und Maßnahmen, wodurch manuelle Arbeit und menschliche Fehler reduziert werden und Bewertungen innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden können.

6. Schließen Sie Lücken und implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen 

Jetzt ist es an der Zeit, alle Lücken in der SOC 2- Compliance zu schließen, die Sie bei Ihrer Analyse festgestellt haben. Das AICPA bietet zwar allgemeine Leitlinien an, diese sind jedoch stark auslegungsbedürftig. Am besten arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen, um Richtlinien zu überprüfen, notwendige Änderungen oder Maßnahmen zu implementieren und alle neuen Prozesse zu dokumentieren. 

Für Unternehmen ist dies der anspruchsvollste und zeitaufwändigste Teil des SOC 2-Frameworks, da es einige Zeit in Anspruch nehmen kann, die Lücken zwischen Ihrem aktuellen Sicherheitsprozess und den geforderten Compliance-Standards zu schließen.

7. Führen Sie eine Auditsimulation durch (optional) 

Als letzten Schritt vor dem offiziellen Audit kann Ihr Prüfer ein simuliertes Audit durchführen, um Ihre Reifegrad zu beurteilen. Durch Auditsimulationen wird überprüft, ob Sie die richtigen Maßnahmen ergriffen haben, und in einigen Fällen werden Änderungen aufgezeigt, die für den Nachweis der SOC 2-Compliance erforderlich sind. Diese Art von Audit ist optional, wird jedoch dringend empfohlen, um Ihr Unternehmen mit dem eigentlichen Prozess vertraut zu machen. 

8. Führen Sie Ihr SOC 2-Audit durch 

Ihr Auditbereich ist definiert. Ihre Lücken sind geschlossen. Ihre Richtlinien und Maßnahmen sind in Kraft. Jetzt muss nur noch das eigentliche SOC 2-Compliance-Audit durchgeführt werden. Beim SOC 2 Typ 2 kann das Auditverfahren zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern, in denen Ihr Prüfer die organisatorischen Maßnahmen und Systeme im Auditbereich überprüft. 

In der Regel stellen die Prüfer noch weitere Fragen, fordern zusätzliche Nachweise an oder planen eine Begehung vor Ort. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Prüfer zusammen, um den Zeitplan abzustimmen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Am Ende des Audits erhalten Sie einen SOC 2-Bericht, in dem Ihre Systeme und Maßnahmen sowie die Ergebnisse und die Meinung des Prüfers zusammengefasst sind. (Denken Sie daran, dass ein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk bedeutet, dass Sie bestanden haben! Lesen Sie einen weiteren Artikel, um den SOC 2-Bericht Ihres Prüfers leichter zu verstehen).

Laden Sie diese Checkliste herunter und beginnen Sie noch heute mit der Umsetzung von SOC 2.

Fortwährende Sicherstellung Ihrer SOC 2-Compliance

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Unternehmen ist jetzt (hoffentlich) SOC 2-konform. Nachdem Sie das SOC 2-Siegel auf Ihrer Website angebracht haben, sollten Sie sich nun darum bemühen, kontinuierliche Überwachungs- und Sicherheitsmaßnahmen einzuführen. SOC 2-Auditberichte sind 12 Monate lang gültig, und die meisten Organisationen erneuern ihre Bescheinigungsberichte jährlich. 

Eine skalierbare Plattform wie OneTrust kann sich in Ihr technisches System integrieren, automatisch eine Liste von Richtlinien und Maßnahmen für Ihr Unternehmen erstellen und alle SOCv2-Anforderungen an einem einzigen Ort umsetzen, um sicherzustellen, dass Sie stets konform bleiben.