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Randstad

Randstad integra la gestione della privacy attraverso una rete globale di DPO con OneTrust

Grazie a OneTrust, Randstad ha sviluppato un programma sulla privacy completo e globale

Due persone in piedi in un ufficio moderno

Randstad è leader mondiale nell'esternalizzazione, nella fornitura di personale, nella consulenza e nelle soluzioni per la forza lavoro, con oltre 38.000 dipendenti che gestiscono settimanalmente un organico di 600.000 persone in 39 paesi.

Data la sua portata globale e l'enfasi sulle risorse umane, l'azienda gestisce una notevole quantità di dati personali ogni giorno. Ogni entità locale opera come un responsabile o un titolare autonomo di questi dati, assumendo la responsabilità individuale della protezione dei dati locali.

"La privacy è fondamentale per Randstad perché gestiamo i dati di milioni di persone in relazione ai nostri servizi di risorse umane", ha affermato Wouter-Bas van der Vegt, Responsabile globale della protezione dei dati e della sicurezza delle informazioni di Randstad. "La privacy è fondamentale per la nostra attività: garantisce che candidati, lavoratori, impiegati e clienti possano fidarsi di noi e ci consente di svolgere le nostre attività in modo efficiente ed efficace".

 

Approccio incentrato sul GDPR per un'iniziativa globale sulla privacy

Il team di Randstad che si occupa della privacy ha affrontato la conformità al GDPR adottando una prospettiva globale abbinata a una strategia più locale. Il team ha riconosciuto che il regolamento avrebbe costituito una base efficace per consentire all'azienda di supervisionare le proprie attività di raccolta e trattamento dei dati e che le iniziative del GDPR avrebbero potuto essere implementate su scala globale. Inoltre, ha affrontato la conformità al GDPR con l'intenzione di iniziare in Europa e successivamente adattare protocolli simili ad altre regioni, adattandoli in modo da soddisfare le specifiche leggi locali.

In qualità di azienda che utilizza tecnologie innovative per servire i propri clienti, Randstad era consapevole che questa tecnologia poteva contribuire alla conformità al GDPR e alle iniziative globali in materia di privacy. Le attività manuali in Excel o Word non offrivano la visibilità e l'automazione necessarie al team per gestire in modo efficace le attività all'interno di una rete di DPO e di responsabili della privacy di ogni paese. Inoltre, poiché le normative stanno appena iniziando a prendere forma e si prevede che emergeranno sempre più leggi locali e specifiche per ogni paese, Randstad aveva bisogno di una soluzione in grado di adattarsi al dinamico e mutevole panorama globale della privacy.

"Dovremmo cercare un'azienda che comprenda i nostri obiettivi e che abbia la capacità, la flessibilità e l'agilità per sviluppare rapidamente funzionalità aggiuntive, assicurandoci di raggiungere i nostri scopi".

 

Wouter-Bas van der Vegt, Responsabile globale della protezione dei dati e della sicurezza delle informazioni

 

Sviluppo di un programma di tutella della privacy basato sulla tecnologia per valutazioni, mappatura dei dati e gestione dei cookie

Tra rapidi cambiamenti e innovazione continua, Randstad ha avviato le sue attività in preparazione alla conformità al GDPR utilizzando OneTrust per ciò che definisce "privacy quick scan" o PSQ (in italiano, scansioni rapide di privacy). Queste scansioni determinano la necessità di ulteriori valutazioni, come una valutazione d'impatto sulla privacy (Privacy Impact Assessment, PIA). Avevano bisogno di un metodo per valutare gli impatti sulla protezione dei dati delle diverse tecnologie di trasformazione digitale che l'azienda valuta e adotta continuamente. Queste PSQ aiutano il team di Randstad che si occupa della privacy a stare al passo con l'innovazione aziendale e a capire i rischi identificati per garantire che siano in atto i giusti controlli.

Il team ha utilizzato le PSQ come riferimento per le attività di mappatura dei dati, valutando sia le nuove tecnologie che i sistemi preesistenti. Questo processo aiuta il team di Randstad dedicato alla privacy a capire le risorse e le domande collegate al trattamento dei dati personali.

Randstad sfrutta OneTrust anche per il processo di selezione dei vendor. Questi ricevono un questionario tramite OneTrust per individuare le loro policy in materia di protezione dei dati, gli incidenti di sicurezza e per comprendere i rischi associati al vendor.

L'azienda utilizza la tecnologia OneTrust per analizzare i siti Web alla ricerca di tecnologie di tracciamento, creare il proprio banner sui cookie e conservare i registri dei consensi. La tecnologia di OneTrust ha aiutato il banner sui cookie di Randstad a rimanere in linea con il marchio a livello mondiale, ma può anche adattarsi alle esigenze locali come il tipo di consenso e la lingua.

 

Tecnologie innovative per soddisfare le esigenze aziendali più avanzate

Grazie alla collaborazione con OneTrust, Randstad è in grado di potenziare la sua rete di DPO nazionali per l'automazione e la gestione degli sforzi per la tutela della privacy su larga scala. L'azienda può sfruttare le informazioni raccolte in un paese e automatizzarle in altre aree geografiche per creare un programma di tutela della privacy completo e globale.

"La nostra collaborazione con OneTrust fa la differenza, non solo dal punto di vista aziendale, ma anche per quanto riguarda le persone con cui lavoriamo".

 

Wouter-Bas van der Vegt, Responsabile globale della protezione dei dati e della sicurezza delle informazioni

Poiché il panorama di tutela della privacy e le normative a livello mondiale stanno cambiando e si stanno evolvendo rapidamente, Randstad sta cercando di espandere i propri sforzi in termini di conformità al GDPR dell'UE nel resto del mondo. OneTrust sta aiutando Randstad a tenere il passo con i requisiti di privacy man mano che l'azienda si evolve rapidamente e diventa più digitale. Il team che si occupa della privacy è in grado di fungere da consulente per le unità aziendali durante l'implementazione di nuove tecnologie, anziché da ostacolo all'innovazione.

Randstad è certa che, con la crescita e l'evoluzione del programma, la collaborazione con OneTrust continuerà a migliorare.

"Il motivo per cui ci piace molto lavorare con OneTrust è che hanno persone fantastiche che fanno la differenza", ha affermato van der Vegt. "Sono disponibili in caso di domande o difficoltà e sono sempre pronti ad ascoltate ciò che state cercando di ottenere. La nostra collaborazione con OneTrust fa la differenza, non solo a livello aziendale, ma anche per le persone con cui lavoriamo".


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